削減展會(huì )預算是一件兩難的事情。公司管理層只會(huì )要求你削減預算，但是什么項目該保留，什么可以削減他們不會(huì )有明確的或具體的指示。這個(gè)責任就由負責參展的人員來(lái)承擔。這不是一件容易的事情，因為如果作了錯誤的決定，可能首先就會(huì )影響你的工作。


對不同的公司和展會(huì )而言，決定削減哪一部分的預算是不同的，并沒(méi)有一個(gè)統一的標準。當決定什么該保留什么應該削減時(shí)，主管參展的經(jīng)理就會(huì )陷入困境之中，某些項目是必須保留不可更改的，但是什么又是可以犧牲的呢？


對某些公司來(lái)說(shuō)，聚會(huì )就像裙子的褶邊一樣是不可缺少的；對另一些公司來(lái)說(shuō)，招待會(huì )對于建立和維系客戶(hù)關(guān)系是必須的，因此，這些都不可削減。新聞發(fā)布會(huì )對某些公司是不需要的奢侈品，但是對另一些公司來(lái)說(shuō)，使媒體不斷地對公司的新產(chǎn)品和新服務(wù)保持關(guān)注是公司戰略的重要組成部分。


無(wú)論是什么行業(yè)的企業(yè)以及企業(yè)的參展戰略是什么，我們都可以從以下一些成熟的預算規律中學(xué)些什么，這是從許多次的實(shí)驗和錯誤中總結出來(lái)的削減預算的重要規律。


可以削減的預算在我們討論什么費用必須支出之前，讓我們先看看什么費用容易削減。有幾種方式可供選擇。


1.盡量減少贈品的費用現場(chǎng)的展會(huì )管理者對此可能會(huì )有抱怨，但他們會(huì )理解的。無(wú)論如何，贈送會(huì )使你產(chǎn)生這樣的想法這個(gè)人可能不是我們的目標客戶(hù)，英特爾公司一位曾經(jīng)負責參展的專(zhuān)家這么認為，他從1992年至2000年都管理了英特爾公司的參展項目。英特爾公司在展會(huì )上用于贈送的花費從5000美元到3萬(wàn)美元不等，特別在一些大型展會(huì )上，比如：在COMDEX上。假如你的公司像英特爾這樣一年參加20多個(gè)展會(huì )并送出相應的贈品，那么可能節約的費用將達到6位數。


即使你沒(méi)有參加那么多展會(huì )，你也可以計算一下在贈品方面節約的費用：根據最近的一項調查，贈品是提高預算的典型開(kāi)支，經(jīng)常占到展會(huì )預算的8-12%。英特爾參加COMDEX展會(huì )時(shí)在贈品上花費了大約3萬(wàn)美元，占總的參展費用的1.5%。


2.降低展位清潔服務(wù)的費用在一些小的展位上，比如說(shuō)，1010英尺、1040或者2020英尺的展位，一般都是由展位上的員工做清潔工作。在一些大型展位上，如4050、5050或者5070英尺的展位，可能有專(zhuān)門(mén)的清潔工人來(lái)清掃垃圾或者廢料。不過(guò)有經(jīng)驗的管理者就會(huì )要求清潔工人在展位剛搭建好的時(shí)候來(lái)打掃一次，而不是每天有專(zhuān)人打掃。因為過(guò)了第一天之后，展位的清潔工作往往就很少了。某些公司在清潔方面的費用一年平均每個(gè)展會(huì )可以節約1800美元到10000美元，而且也不會(huì )降低展位活動(dòng)的水準。


3.不租植物省去眼花繚亂的盆景，展位也不會(huì )顯得沒(méi)有生氣。


4.展位上少裝電話(huà)